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计划的作用、表现形式

时间:2009-09-07    点击: 次    来源:网络    作者:佚名 - 小 + 大

计划的作用
组织管理的好坏,能否达到预期的目标,有了正确的决策之后,主要取决于计划职能的完善与否。计划职能对于任何组织都是至关重要的。所以,建立和加强组织的计划管理,对于实现组织目标、满足市场需要、提高企业的经济效益,都具有重要的意义和作用。
计划对组织管理的作用主要表现在以下几个方面:
(一)指明方向,协调工作
管理学家孔茨说:“计划工作是一座桥梁,它反我们所处的此岸和要去的彼岸连接起来,以克服这一天堑。”这说明,计划起到了目标与现实位置之间桥梁的作用,计划工作使组织全体成员有了明确的努力方向,并在未来不确定性和变化的环境中把注意力始终集中在既定目标上,同时,各部门之间相互协调,有序地展开活动。
尽管实际工作结果往往会偏离预期目标,但是计划会给管理者以明确的方向,从而使偏离比没有计划时要小得多。另一方面,不管结果如何,计划工作能迫使管理者认真思考工作和工作方式,弄清这两个问题就是计划工作价值体现之一。
(二)预测变化,降低风险
计划是指向未来的,未来常常会有我们无法准确预知的事情发生,对计划产生冲击,因而未来具有一定的不确定性和风险。面对未来的不可控因素,计划促进组织采用科学的预测,提出预案,早作安排,多手准备,变不利为有利,减少变化带来的冲击,从而把风险降低到最低限度。
但是不要误认为“计划可以消除变化”。变化总会有的,计划并不能消除变化,但计划可以预测变化并制定应对措施。
(三)减少浪费,提高效益
一个严密细致的计划,可以减少未来活动中的随意性,能够消除不必要的重复所带来的浪费,同时,还可以在最短的时间内完成工作,减少非正常工作时间带来的损失,有利于组织实行更经济的管理。
(四)提供标准,便于控制
计划是控制的基础,控制中几乎所有的标准都来自于计划,如果没有既定的目标和指标作为衡量尺度,管理人员就无法检查目标的实现情况以及纠正偏差,也就无法控制。
针对计划有一种误解,认为计划一旦制定,就是意味着所有工作必须一成不变地严格按照计划执行,“计划降低灵活性”。事实上,在一个变化的环境中,计划是需要不断地制定和修订,以适应变化。另外,计划并不是死的规章制度没有任何余地,制定的计划内容可以根据不同情况留有一定的弹性空间。
计划的表现形式
计划活动的结果可以表现为各种具体的计划形式。美国的管理学家孔茨和韦里克从抽象到具体把计划分为宗旨、目标、战略、政策、程序、规则、规划和预算等八层体系,如图所示。
(一)宗旨(Purposes missions)
宗旨是指社会赋予组织的目的或使命,即一个组织是干什么的和应该干什么。比如,学校的使命是教书育人,法院的使命是解释和执行法律,医院的使命是治病救人等。不同的组织表现为不同的宗旨,这也是一个组织存在的基本理由。
(二)目标(Objectives)
目标是宗旨的具体化,组织的目标是围绕组织存在的使命而制定的,它说明了组织从事这项事业的预期成果。管理者将组织目标细化,从而得出各方面的目标,从确定目标到目标分解,直至形成目标体系,构成了组织全部计划的基础。目标不仅是计划工作的终点,而且也是组织、领导和控制所要达到的最终结果。
(三)战略(Strategies)
宗旨、目标仍不能清楚地描述一个组织的具体实际情况,因此,战略是为了达到组织的长远目标所采取的行动方针和资源利用的总计划,是实现组织目标的途径。它表现为一种总的方案,指出工作的重点和顺序以及人、财、物等各种资源分配的方法。
(四)政策(Policies)
政策是组织在决策或处理问题时用来指导和沟通思想与行为的文字规定。政策作为计划,有助于将一些问题的解决事先确定下来,减少对某些例行事件的处理成本,并给其他派生计划以一个全局性概貌,从而使主管人员能够控制全局。制定政策应酌情考虑下级在一定范围内的自由,使下级在不违背政策的前提下,较好地处置问题。
(五)程序(Procedures)
程序是制订处理未来活动的例行方法和时间顺序的计划,它规定了解决例行问题的方法、步骤。程序也可以看作是一种经过优化的计划,是日常工作过程和工作方法的提炼和规范化。通俗地讲,程序也就是办事手续。程序与战略不同,它是行动指南,而非思想指南。程序与政策不同,它没有给行动者自由处理的权力。在实践工作当中,程序一般表现为组织的规章制度。
(六)规则(Rules)
规则是指根据具体情况采取或不采取某种特定的行动的规定。通常是一种最简单形式的计划。规则与政策的区别在于规则在应用中不具有自由处置权,而政策在决策时则有一定的自由处置权;规则与程序的区别在于规则是指导行动但不说明时间顺序,可以把程序看作是一系列的规则的总和,但一条规则可能是或可能不是程序的组成部分。
(七)规划(Programs)
规划是一个组织比较全面的长远发展计划,它包括目标、政策、程序、规则、任务分配、采取的步骤、要使用的资源以及为完成既定行动方针所需要的其他因素。组织的规划是一份综合性的,同时,也是粗线条、纲要性的计划。通常情况下,规划需要资金和预算的支持。
(八)预算(Budgets)
预算是用数字表示的预期结果,也可以被理解为数字化的计划。一般用货币单位来表示,也可以用诸如工时、机时、产品单位或其他的数字指标来表示。预算是一种主要的控制手段,因为作为数字化的预算是计划与控制的连接点,也是控制的衡量标准。

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