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现代商务写作(商务沟通类)之商业信函

时间:2010-11-19    点击: 次    来源:本站整理    作者:admin - 小 + 大

现代商务写作(商务沟通类)之商业信函

 

一、商业信函的定义及特点

    商业信函是指利用信函的方式,通过邮政的渠道,向指定的单位或个人传达商务广告信息,以期达到一定目的信息传播活动。

   商业信函之所以能成为当今经济市场的热点广告媒体,主要由于它具有以下几方面特点:

  一、经济性:成批交寄的商业信函在资费上可享受优惠,与其它信息发布形式相比费用较低廉。

  二、实用性:可装寄文字、图片、合同、订单、帐单、卡片等,图文并茂、内容详尽。

  三、可靠性:具有明确的收件人地址、单位名称和邮政编码,可准确及时地投交给指定的单位或收件人。

  四、针对性:可根据商务信息和广告内容的适用范围,分门别类地去制作、发布商业信函。

  五、方便性:邮政商业信函使用方便,可随时随地阅览。

二、对商业信函的“完整”要求

一封信写得是否完整,建议用五个“W”来检验,既:

    “Who, What, Where, When 及Why(包括How)”

     例如在定货的信中,必须明确说明

    “需要什么商品”(What you want)

    “何时需要” (When you need the goods)

    “货物发到何地何人收”(to Whom and Where the goods to be sent)

    “如何付款”(How payment will be mande)

     如对对方的要求作出否定的答复时(如不能报盘,不能理赔等)应说明理由“为什么”(Why)

三、商业信函范文

  1. 范文1-----解释报盘的函电范本

   ____年____月____日来函收悉,贵公司认为我们已报去平板玻璃成套设备很适合于贵地的各种条件,拟予采用,甚慰。至于价格和付款方式问题,现答复如下:
  (1)付款方式:我公司在出口贸易中公接受信用证付款,这是历来的习惯做法,贵公司大概早已知道。现贵公司既提出分期付款的要求,经考虑改为50%货款信用证在第一批货物付运时付清;余下50%分两期在运完毕后1年内末批货物交付清。
  (2)价格方面:我公司肯定地说,所报的价格是经过全面考虑仔细核算的,是符合目前市场水平的。我们在付款方式方面已作出如上让步,对贵公司已非常有利,所以,对贵方要求减价一事,我们实难照办。
  以上意见请再予研究考虑。对其他条款如无不同意见,请即寄来订单,以便制订合约。

2. 范文2---- 磋商包装条件电函

_____________:
  雨衣包装
  你方6月2日上述标题订单已收悉,谢谢。我们高兴地通知你方,除了包装 条款以外,订单中所列其条款我们均能接受。
  你们订单中所述的包装是我们数年前采用的老式包装。此后,我们改进了包装,结果表明我们的客户对近几批货物完全满意。我们的雨衣产品现用塑料袋包装,然后装入纸盒内,十打装一箱,每箱毛重为30公斤左右。
  每一纸箱衬以塑料纸,全箱用铁箍加固,以防内装货物受潮及因粗暴搬运可能引起的损坏。
  我们的意见是由于使用了塑料袋包装,每件雨衣完全可陈列于商店的橱窗, 而且美观,这样定将有利于货物的销售。此外,改进的包装份量轻,因而容易搬运。
  以上所述供你方参考,如果在本月底前我方没有收到你方的反对意见, 我方将相应地完成你方订货。

3. 范文----介绍商检业务函电

--------:

  介绍商品检验情况

  我们很高兴在此信中向贵方介绍我国商品检验方面的情况。

  我国商品检验局是独立的检验机构,凡国家规定检验的进出口商品以及合同规定检验的商品,都由商品检验局检验并出具证书。海关监管凭商检合格证书验放。商品检验局还接受对买方、卖方、运输和保险部门申请的公证鉴定工作,如重量鉴定,残损鉴定,船舱检验。监督装卸,货载衡量,产地、价值、包装证明,签封样品等,并出具证明。

  为确保买卖双方利益,对出口商品允许买方在合同规定期限内复验。如发现质量、数量上有问题,买方可凭第三者检验机构的证明向我出口公司提出异议。

  我国商品检验局与国外检验机构已逐步建立相互委托的业务关系。此间商品检验局可以接受国外检验机构或对外贸易关系人的委托,办理在我国的检验工作,也可委托国外检验机构为我们在国外办理检验。

  你们如有询问,定会给予重视。

2006-11

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